Dans la sphère professionnelle, l’email reste un canal privilégié pour atteindre un prospect. Pourtant, la plupart des emails de relance professionnelle restent sans suite parce qu’ils sont mal conçus. Envoyer le bon email au bon interlocuteur peut s’avérer être un défi ! En effet, un email raté peut avoir un effet désastreux sur votre crédibilité vis à vis de vos principaux interlocuteurs. C’est pourquoi La Fabrique du Net vous présente 7 super exemples de mails de relance professionnelle, adaptés à différents scénarios, ainsi que des conseils pour que vous deveniez un pro ! Un mail de relance lorsque votre interlocuteur ouvre le mail, mais n’y répond pas Partons du postulat que vous avez envoyé ce que vous considérez être un mail pertinent à l’un de vos prospects. Vous êtes confiant, mais le prospect ne répond pas à votre sollicitation. Surtout, ne vous découragez pas ! Votre message a peut-être atterri dans la mauvaise boite mail, noyé parmi tant d’autre. Ou bien, il a été reçu par le mauvais interlocuteur dans le cas d’un mail adressé à une entreprise, par exemple. Ne pas obtenir de réponse ne signifie pas nécessairement que votre mail n’était pas bon. Il se peut qu’il ait été mal adressé. Les meilleures pratiques pour réussir cet mail de relance Vous ne pourrez jamais garantir une réponse à votre message, mais il existe tout de même quelques éléments à respecter pour maximiser vos chances de réponse positive. Pensez à inclure dans votre message Un rappel des faits Votre interlocuteur peut avoir du mal à vous remettre. N’hésitez pas à lui rappeler quelques éléments qui lui permettront de se souvenir avec précision des raisons qui vous ont amené à échanger. Proposez un entretien rapide Quelle que soit la sphère professionnelle dans laquelle vous évoluez, gardez à l’esprit une chose les gens sont, en général, très occupés. De plus, il y a de fortes chances pour que vos interlocuteurs considèrent 99% de leurs mails comme une corvée à traiter. Adaptez-vous en proposant un entretien rapide, qui vous permettra de jauger l’intérêt de votre interlocuteur sans lui prendre beaucoup de temps. Demandez à vous adresser à la bonne personne Si vous n’êtes pas sûr de savoir quel interlocuteur va ouvrir votre mail en premier, alors n’oubliez surtout pas préciser clairement à qui vous voulez vous adresser. Ainsi, vous augmenterez significativement vos chances d’atterrir sous le nez de la bonne personne, ou du bon service. Un exemple de mail de relance lorsque votre interlocuteur n’a pas répondu au précédent Voici un modèle basique de mail susceptible de vous servir d’exemple si vous rencontrez ce scénario Proposition de message Titre Une phrase concise à propos du sujet de votre précédent mail “Bonjour [Nom de l’interlocuteur privilégié], Je vous écris pour faire suite à mon précédent message concernant [Description] Je ne crois pas avoir eu de retour de la part de votre équipe. Si vous pensez toujours qu’il y a un intérêt à ce que nous poursuivons nos échanges, dîtes moi à quel moment vous pourriez avoir 5-10 minutes de libre afin que je puisse vous appeler ? Si ma requête n’est pas de votre ressort, à qui devrais-je m’adresser ? Merci ou tout autre formule de politesse que vous jugerez appropriée [Votre signature]” Un mail de relance lorsque vous êtes référé à quelqu’un dans l’entreprise ciblée Dans ce scénario, vous vous adressez à un interlocuteur par le biais d’une connaissance déjà implantée dans l’entreprise. Cela peut être, par exemple, un ami qui travaille dans une société susceptible de devenir l’un de vos clients. Les meilleures pratiques pour réussir cet mail de relance Lorsque vous rédigerez votre mail, dont l’objectif est de rebondir sur une connexion proche du prospect, soyez certain d’intégrer à votre message L’élément de connexion Rappelez bien grâce à quelle personne vous avez réussi à avoir le contact de votre interlocuteur. Non seulement cela crédibilise votre démarche, mais cela vous permet de mettre en avant votre connexion, qui pourrait aussi retirer des bénéfices de vos échanges. Cibler un sujet spécifique Si vous avez une connexion dans l’entreprise que vous prospectez, il y a de fortes probabilités pour que celle-ci vous ai déjà aiguillé sur les problématiques rencontrées par sa société. Montrez à votre interlocuteur que vous connaissez ses principaux enjeux, et profitez-en pour lui expliquer, en quelques mots, en quoi votre proposition répondra à ses besoins. Demandez un bref entretien Comme dans le scénario ci-dessus, proposez un rapide entretien à votre interlocuteur. C’est le meilleur moyen de vous faire connaitre, et de mieux cerner les attentes de ce dernier. Veillez à bien faire comprendre à votre interlocuteur que vous lui prendrez très peu de temps. Cela l’encouragera à répondre favorablement à votre requête. Un exemple de mail de relance à envoyer à travers une référence dans l’entreprise Voici un modèle basique de mail susceptible de vous servir d’exemple si vous rencontrez ce scénario Proposition de message Titre Discussion avec [le nom de votre interlocuteur initial] » Bonjour [Nom de l’interlocuteur privilégié], J’ai eu l’occasion de m’entretenir avec [nom de l’interlocuteur initial], qui me recommande auprès de vous. Nous avons échangé [nom de l’interlocuteur initial] et moi au sujet de [sujet abordé]. Il semblerait que je puisse vous aider sur l’aspect de [problématique identifiée avec l’interlocuteur initial]. [description rapide de votre solution]. Si vous avez 5-10 minutes de libre à m’accorder, nous pourrions en discuter de vive voix. [votre formule de politesse, suivie de votre signature] » Un mail de relance lorsque votre interlocuteur vous demande de revenir vers lui plus tard C’est un cas très courant vous avez rencontré un prospect dans un salon ou un afterwork. Ce dernier semble intéressé par votre proposition. Mais il vous fait comprendre que, pour des raisons budgétaires, il ne peut donner suite pour l’instant. Il vous propose donc de revenir vers lui dans quelques mois, lorsqu’il aura plus de visibilité sur ce qu’il peut faire. Vous prenez ses coordonnées, vous vous mettez une alerte qui vous rappellera de le relancer dans deux mois. Comment faire pour le relancer une fois le moment venu ? Les meilleures pratiques pour réussir cet mail de relance Le temps a passé, vous devez rebondir sur ce bon feeling que vous avez eu il y a deux mois avec votre interlocuteur, veillez à inclure dans votre message Un récap Votre interlocuteur a peut-être oublié votre entrevue, ou alors, ne s’en rappelle plus très bien. Rappelez-lui-en quelques mots l’objet de votre dernier échange. Une offre Proposez à votre interlocuteur de répondre à toutes les questions qu’il pourrait avoir sur votre produit/service. Proposez un entretien Pour pitcher votre solution, supposée répondre à un besoin de votre interlocuteur. Un exemple de mail de relance à envoyer lorsque votre interlocuteur vous demande de revenir vers lui ultérieurement Voici un modèle basique de mail susceptible de vous servir d’exemple si vous devez relancer un prospect, après l’avoir déjà rencontré Proposition de message Titre Prêt pour continuer notre conversation ? » Bonjour [Nom de l’interlocuteur], La dernière fois que nous nous sommes vus, vous m’aviez proposé de revenir vers vous d’ici [durée appropriée] à propos de [sujet abordé] , je vous écris donc pour réaborder sur le sujet. Avez-vous eu l’occasion de regarder ma proposition et réfléchir à ce que nous nous étions dit lors de [lieu de votre rencontre] ? Je me tiens à votre disposition pour répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir, peut-être pourrions nous convenir d’un rapide entretien dans les jours à venir ? [votre formule de politesse, suivie de votre signature] » Un mail de relance lorsque vous faites suite à un événement Un cas similaire à la situation précédente vous avez rencontré quelqu’un lors d’un salon, d’un afterwork, ou de tout événement professionnel. Vous avez discuté affaire avec un prospect, et vous aimeriez pousser plus loin la relation. Vous n’avez pas fixé de rendez-vous précis, mais votre bon feeling avec cet interlocuteur vous laisse penser qu’il y a un deal à creuser. Les meilleures pratiques pour réussir cet mail de relance Si vous faites suite “à chaud”, c’est à dire dans la continuité de l’événement, vous devriez obtenir une réponse rapide. Nous vous conseillons d’adopter un ton cordial, et d’être bref dans votre relance Où et quand vous avez discuté Mentionnez-le brièvement à votre interlocuteur. Il se peut que ce dernier ait rencontré plusieurs personnes lors de cet événement. Une piqure de rappel l’aidera à se rappeler de vous. De quoi vous avez parlé Montrez à votre interlocuteur que vous avez bien en tête les éléments discutés, que vous les avez réfléchis. Il faut lui donner envie d’aller plus loin dans votre relation professionnelle. Comment aller plus loin Vous souhaitez engager votre interlocuteur dans votre projet. Un exemple de mail de relance à envoyer après un salon, un afterwork ou autre évènement Voici un modèle basique pour relancer vos interlocuteurs après un événement. Proposition de message Titre Meeting à [lieu] Bonjour [prénom],C’était très sympa de vous/te voir à [lieu].J’ai encore en tête notre conversation sur [sujet]. Je pense que nous devrions continuer cette conversation car [la raison qui vous pousse à poursuivre votre discussion]. Avez-vous/As-tu quelques disponibilités dans les jours à venir ? Nous pourrions [action boire un verre, afterwork, café…] Mon planning est assez libre sur [proposez quelques jours] si cela vous/te convient ? En vous/te souhaitant une belle journée, [signature] » Un mail de relance à envoyer après un appel ou une réunion Vous venez juste d’avoir eu un call ou un brief meeting avec un client potentiel. C’est super, mais que faire désormais ? Vous n’avez qu’une adresse mail et un rapide entretien comme atouts pour aller chercher ce deal. Les meilleures pratiques pour réussir cet mail de relance Une intro soignée Dès le début du mail de relance, dites à votre interlocuteur combien vous avez apprécié votre entretien. Faites références aux problématiques de votre interlocuteur cela implique d’avoir bien pris soin de les identifier durant votre meeting. Donnez plus d’informations détaillez rapidement votre produit/service, l’objectif étant d’attirer l’intérêt de votre interlocuteur en un minimum de mots. Offrez votre disponibilité Assurez à votre interlocuteur de votre pleine disponibilité pour échanger de nouveau, à sa convenance. Un exemple de mail de relance à envoyer après un call ou un meeting Voici un modèle basique pour relancer un prospect avec après un premier call. Proposition de message Titre Ravi de vous avoir rencontré »Bonjour [nom],C’était très intéréssant de discuter avec vous tout à l’heure et d’en apprendre plus sur votre rôle au sein de [entreprise] Je comprends vos problématiques à propos de [ciblez la problématique clef] et à quel point cela vous handicape dans [le point de friction identifié] Comme nous en avons parlé, je vous propose ci-joint plus d’informations sur notre solution et comment nous pourrions vous aider avec votre [problématique] et ainsi résoudre [besoin de l’interlocuteur] Faites moi savoir si avez des questions, je serais heureux d’y répondre lors de notre entrevue prévue le [date prédéterminée] [formule de politesse et signature] Un mail de relance avec un levier Prenons un exemple concret. Vous avez constaté sur votre Salesforce qu’un prospect passe beaucoup de temps sur votre site, et s’intéresse particulièrement à une solution précise que vous proposez. L’mail de relance pertinent dans ce cas consiste à utiliser cette solution comme un levier, pour relancer le prospect, et ainsi le convaincre de passer à l’achat. Les meilleures pratiques pour réussir cet mail de relance Pour rebondir sur un levier précis, soyez sûr d’intégrer à votre email Le produit spécifique Il sera votre meilleure arme pour aller chercher une conversion. Évitez d’envoyer un message générique qui irait se noyer dans la boite mail de votre interlocuteur. Une suggestion directe Proposez un rapide call de 5-10m pour exposer la solution qui semble intéresser votre interlocuteur. Il doit vous permettre d’identifier avec précision le besoin de l’utilisateur. Un exemple de mail de relance avec levier Voici un modèle basique pour relancer votre prospect en utilisant un levier spécifique Proposition de message Titre Votre intérêt à propos de [levier] » Bonjour [nom/prénom], Nous avons remarqué que plusieurs membres de votre équipe s’intéressent particulièrement à [produit levier], qui traite de [décrivez brièvement les fonctionnalités du produit/service] Auriez-vous 5-10 minutes pour me présenter votre problématique ? Ainsi je pourrais vous aiguiller vers nos meilleures solutions pour répondre à votre besoin A très vite ! [formule de politesse et signature] Un mail de relance à froid à un prospect jamais rencontré Vous disposez d’adresse mail de vos prospects, mais ne jouissez d’aucun entretien préalable avec eux. Vous souhaitez donc susciter leur intérêt et leur faire découvrir votre produit/solution. Dans l’idéal, vous avez au préalable commencé à interagir avec vos prospects, notamment via LinkedIn ou Twitter, dans l’espoir de vous faire connaitre un minimum. Les meilleures pratiques pour réussir cet mail de relance Intégrez une intro très rapide de vous et votre entreprise en quelques mots, votre interlocuteur doit comprendre votre proposition et votre position dans l’entreprise. Allez droit au but votre interlocuteur ne vous connait pas, et il est probablement déjà très sollicité. Soyez aussi bref qu’efficace. Une proposition de meeting Essayez de cibler le bon interlocuteur vers lequel vous tourner pour pousser plus loin votre conversation. Un exemple de mail de relance à froid à un prospect Voici un modèle classique pour lancer, ou relancer, à froid un prospect. Proposition de message Titre Connaissez vous [produit/service] ? » Bonjour [nom/prénom], Je m’appelle votre nom] et je suis commercial chez [votre entreprise][votre pitch entreprise/produit] Si j’en crois votre profil sur [réseaux sociaux opportuns], vous semblez être quelqu’un susceptible d’être intéressé par [votre solution] J’aimerais beaucoup m’entretenir avec quelqu’un de [l’entreprise cible], responsable de [département visé] Si vous êtes intéressé par nos solutions, seriez-vous disponible pour un rapide call de 5-10 minutes cette semaine, comme par exemple [jours de dispo], pour parler des différentes solutions que propose [votre solution] qui pourraient aider à développer votre entreprise ? Si vous ne pensez pas être le bon interlocuteur, pourriez-vous me rediriger vers la personne la plus à même d’avoir besoin de notre solution/produit ? J’espère avoir de vos nouvelles prochainement ! [Votre signature] Vous hésitez sur votre logiciel d’emailing ? Découvrez notre Top 10 des meilleurs logiciels emailing et choisissez celui qui vous convient. 6 conseils et bonnes pratiques pour devenir un pro des mails de relance Jusqu’à présent, nous avons prodigué des exemples sur des situations précises d’emails de relance professionnelle. Maintenant, nous allons vous donner des conseils généraux pour réussir ses emails de relance et minimiser les taux de désinscription ou de non-réponse. Premier conseil planifiez les relances Planifiez ces emails de relance pour une efficacité maximale. La meilleure stratégie de planification dépend beaucoup du scénario de relance. ll n’y a pas de règle absolue pour savoir quand et comment envoyer des e-mails de relance. Par exemple, pour informer les participants de votre prochain webinaire, nous vous recommandons d’envoyer trois mails le premier une semaine avant, le deuxième un jour avant et le troisième une heure avant. Deuxième conseil travailler l’objet de votre mail de relance La ligne d’objet doit informer le lecteur de l’objectif du mail de relance. Ne soyez pas trop agressif, mais soyez clair. Optez plutôt pour un message court et direct. Les formules créatives peuvent ne pas fonctionner, l’interlocuteur pourrait passer à côté du message. S’il est possible d’utiliser de l’humour ou un ton décalé dans le corps du mail, nous vous déconseillons de le faire dans l’objet ! Troisième conseil fournissez des informations concises Un email de relance doit avoir un objectif clair, et son contenu doit compléter l’objet du message, avec des informations plus détaillées. Cependant, nous conseillons de synthétiser votre proposition en un seul paragraphe, en fournissant des données concises. Considérez que les destinataires disposent de peu de temps. Ils apprécieront les mails courts. D’autre part, n’oubliez pas de mentionner tous les détails essentiels. Selon les cas, précisez la date, le lieu ou encore ce que les destinataires de l’email obtiendront de votre offre. Enfin, rédigez chaque email de relance en partant du principe que le destinataire n’a pas lu les précédents mail s’il y en a eu. En effet, les destinataires ne doivent pas avoir besoin de consulter d’autres mails pour comprendre de quoi vous parlez. Il est probable que les utilisateurs aient supprimé vos derniers mails, et ils n’iront pas vérifier dans leur corbeille ! Quatrième conseil rendez le mail convivial et personnalisé Les emails de relance sont souvent très formels. Essayez de vous différencier en tentant une approche différente, plus amicale et personnalisée. Commencez par utiliser le prénom du destinataire. Cela convainc les gens que vous vous adressez à eux personnellement et non en tant que marque désintéressée. De plus, le texte du mail de relance doit informer le lecteur, mais vous pouvez ajouter votre touche personnelle. Elle va rendre le mail plus vivant, plus convivial. Cela peut faire la différence pour attiser l’intérêt de votre interlocuteur. Évidemment, tenez compte du contexte pour éviter de commettre des erreurs, certaines situations ne se prêtent pas au ton humoristique. Cinquième conseil concentrez-vous sur un message principal Lors de l’envoi d’un email de relance, vous pourriez être tenté de faire d’une pierre deux coups en abordant d’autres sujets avec votre destinataire. Par exemple, envoyer un lien vers le dernier article de votre blog ou une enquête en quelques questions pour obtenir plus de données sur les besoins du client. Nous vous conseillons d’éviter ! Un format surchargé pourrait déranger les destinataires. Ils seront d’autant plus susceptibles de supprimer le mail ! De plus, cela pourrait nuire à la compréhension du message principal. Concentrez-vous sur votre objectif et ne déviez pas du message que vous souhaitez faire passer en priorité. Sixième conseil incitez à l’action Les appels à action CTA en anglais ont pour objectif de captiver l’attention des lecteurs. Qu’il s’agisse d’une phrase, d’un lien cliquable ou d’un bouton, votre mail doit amener son destinataire à réaliser une action. Par exemple, prendre rendez-vous dans votre agenda pour un call de 15min, ou encore cliquer sur un bouton pour remplir un formulaire. Conclusion Les emails nous ont envahi ces dernières années. S’ils ne sont pas toujours bien perçus par ceux qui les reçoivent, ils restent l’un des meilleurs vecteurs de communication sur internet. Dans cet article, nous avons détaillé les principaux scénarios auxquels vous pouvez être confrontés lorsque vous devez relancer quelqu’un par email. Avec ces quelques modèles, nous espérons que vous obtiendrez de meilleurs résultats lors de vos prochaines tentatives de relance professionnelle !